Artikkel

Hvordan jobbe eksternt: 9 tips og verktøy for å mestre eksternt liv

Er du en av de millioner av arbeidstakere som nylig har gått først i fjernarbeid hjemmefra? Velkommen til mannskapet.



Det er noen få kategorier du kan falle i når du først starter. Noen mennesker finner ut at de var helt laget for fjernarbeid . Noen har mange ting de trenger for å venne seg til. Og det er en annen kategori av mennesker som har lyst til å jobbe eksternt, er fullstendig anarki og kaos.

Men den gode nyheten er: Selv om du er i den siste gruppen, er det mange tips, verktøy og ressurser som hjelper deg å komme i gang med ting så raskt som mulig.





I denne artikkelen vil vi gå gjennom noen tips og triks for hvordan du kan jobbe greit med teamet ditt, samtidig som du sørger for at du holder deg produktiv og komfortabel selv. Du får også reduksjonen i noen av de beste samarbeidsverktøyene for eksterne team og arbeidere.

Klar til å bli produktiv? La oss gjøre dette.


OPTAD-3

Innhold

Ikke vent til noen andre gjør det. Ansett deg selv og begynn å ringe skuddene.

Kom i gang gratis

5 nøkler til suksess når du jobber eksternt

Enten du er helt ny innen eksternt arbeid hjemmefra, eller du har en viss erfaring, er det alltid rom for forbedring. Her er fem ting du bør ta for deg for å forsikre deg om at du stiller deg selv og teamet ditt for maksimal produksjon og minimal galskap.

1. Overkommunisere til du finner flyt.

Når du først dykker ned i fjernarbeid hjemmefra, vil det være mange ting som må avklares - spesielt hvis det er flere som trenger å finne en gruppestrøm i tillegg til å finne sin egen personlige flyt.

runde sosiale medier ikoner vektor gratis nedlasting

Og selvfølgelig vil det dukke opp nye behov som du aldri forventet før.

Er du usikker på hvem som vil sende ut e-post for sammendraget? Spør teamet ditt. Har du problemer med å konfigurere den nye prosjektledelsesprogramvaren? Få hjelp. Redd for at et gap i barna sine virtuelle klasser vil forstyrre den store 14:00 møte? Fortell sjefen din, og prøv å finne en løsning sammen.

Jeg kan personlig garantere at du har flere problemer enn du kan forutsi. Men når du er så proaktiv som mulig, vil du være i en mye bedre posisjon til å håndtere ting med skritt og for å sikre at alt går greit.

hvordan du jobber eksternt vits

2. Bruk 'playbooks' for å holde alle på samme side.

Når du begynner å bruke nye verktøy og lage nye måter å gjøre ting på, kan du dokumentere dem i 'spillbøker'. Skriv alt ned på et sted som er lett tilgjengelig for alle i teamet. Dette kan være i din fancy prosjektadministrasjonsplattform eller noe gratis og enkelt som et Google Drive-dokument eller regneark.

Når alt er krystallklart i spillbøkene dine, kan du og teamet være proaktivt i stedet for reaktivt. Dette betyr maksimal effektivitet, i stedet for å hele tiden gå gjennom de samme hektiske trinnene for å spørre og vente på at ting skal løses.

Lag så mange spillbøker du trenger, og dokumenter så mye som mulig, inkludert:

  • Personen eller rollen som håndterer spesifikke typer oppgaver, prosjekter og problemer
  • Trinnvise instruksjoner for hvordan oppgaver og prosjekter blir fullført, levert og rapportert
  • Hva gjør når visse problemer oppstår (dokumenter hvert problem mens du identifiserer og takle dem internt)
  • Protokollen for å håndtere presserende problemer, som tekniske problemer

Du trenger ikke å være super streng med å implementere alt til T, men å ha alt lagt ut i klare detaljer vil hjelpe de som trenger det når de trenger det.

3. Fokuser på å nå mål.

Alle må finne sitt eget spor når de lærer å mestre fjernarbeid hjemmefra. Det betyr at alle naturlig vil variere i hvordan de får ting gjort og hvor mye tid de bruker på bestemte oppgaver.

Hvis du leder et team (eller til og med bare leder deg selv), fokuser på sluttmålene og ikke så mye på veien som er tatt for å nå disse målene.

Dette gir spillerom når det gjelder å finne ut hva som fungerer best for hver person. Det kan virke som om ting går tregere i begynnelsen, men alle vil trives med forskjellige teknikker og vaner. Å la folk finne ut av sin egen vei er til slutt den beste måten å øke effektiviteten og produktiviteten på lang sikt.

Selvfølgelig vil du sørge for at folk følger spillbøker når du har dem, men la det være litt vriete rom for å imøtekomme forskjellige personligheter.

4. Finn kreative måter å fremme en følelse av fellesskap på.

For de fleste selskaper blir en del av dagen “vannkjøler” -tid, eller tid brukt på sosialt samvær utenfor arbeidsgjenstandene. Faktisk er vannkjøleren et hellig sted hvor kolleger kan prate, le og få en rask mental pause fra dagens oppgavelister.

Hvis sosialt samvær med kollegene dine er noe du virkelig liker (og ikke bare noe du er tvunget til å tåle), kan du prøve å sørge for at du fremdeles får den teambuildingstiden med dem. For eksempel laget en av mine virtuelle klienter faktisk en Slack-kanal kalt “Watercooler” hvor vi alle chatter, deler artikler og memes og andre ting som definitivt ikke er en del av stillingsbeskrivelsen vår.

Dette hjelper oss med å opprettholde følelsen av kameratskap og sørger for at vi kan ta tankene våre av og til når vi ønsker sosial interaksjon.

Det kan også være lurt å vurdere å ha en virtuell happy hour der alle tar med seg en drink og henter seg via et videokonferanseverktøy som Zoom eller Skype. Bruk selvfølgelig dommen din her. Ikke alle arbeidsplasser er passende for en spritblander.

kommende sosiale medier-apper

videokonferanse eksterne arbeidsverktøy

Kilde

5. Vær oppmerksom på arbeidsområdet ditt.

Arbeidsområdet ditt kan samtidig være en av ulempene og fordelene ved å jobbe eksternt. Det kan være kjempebra når pendlingen din skifter fra en 20-minutters bil eller togtur til en 20-sekunders gange fra sengen til skrivebordet ditt.

Men hvis du aldri har jobbet hjemmefra før, har du kanskje ikke alt utstyret du trenger for å være helt komfortabel. Du må kanskje jobbe ved kjøkkenbordet ditt i stedet for å ha et privat kontor. Du må kanskje bruke en barkrakk i stedet for den stilige svingestolen firmaet ditt ga.

Selv om det ikke er ideelt, er det måter du kan øke arbeidsområdet ditt for å øke komforten og produktiviteten. I det minste må du sørge for at du prioriterer din fysiske komfort.

Her er noen tips:

  • Ryggproblemer? Prøv å legge en pute under ryggen din, bruk den som korsryggstøtte i korsryggen, eller sett opp et provisorisk stående skrivebord slik at du ikke sitter hele dagen.
  • Nakkeproblemer? Hvis det gjør vondt i nakken din, kan du prøve å støtte den bærbare datamaskinen på noen bøker eller kjøpe en billig stativ.
  • Plasser plassen din.Rengjør bordet eller bordet slik at det ikke blir noen umiddelbar distraksjon. Du vil bli overrasket over hvor mye dette kan hjelpe.

4 beste verktøy for fjernarbeidere

Hvis du jobber for et selskap, er sjansen stor for at de allerede har lagt grunnlag for verktøy du og teamet ditt vil bruke. I noen tilfeller er disse verktøyene bare en utvidelse av det du brukte på kontoret.

Men hvis du er ansvarlig for å administrere et team eller bare ønsker å være mer effektiv med de menneskene eller klientene du har å gjøre med regelmessig, sjekk ut disse fantastiske verktøyene som virkelig kan gjøre en forskjell i din daglige- dagslivet.

1. Videokonferanseverktøy

Hvis du hadde regelmessige personlige møter, kan det være vanskelig å slutte med kalkun. Derfor bruker så mange mennesker videokonferanseverktøy. De er blant de beste samarbeidsverktøyene for eksterne team, og hjelper deg med å opprettholde den følelsen av samarbeid og samarbeid selv fra dine egne hjem.

hvordan kan du fortelle om en video tjener penger på

I tillegg inkluderer de fleste videokonferanseverktøy nyttige funksjoner som skjermdeling, som lar deg enkelt vise andre hva som er på skjermen din for å gå gjennom presentasjoner eller oppgavelister. Andre funksjoner inkluderer videoopptak for å sende ut etter samtaler, samt integrasjoner med kalenderen din. Noen verktøy som Zoom til og med ha virtuell bakgrunn hvis hjemmearbeidsområdet ikke er helt ideelt.

Andre populære videokonferanseverktøy inkluderer:

2. Chatverktøy

Beste praksis for eksternt arbeid sier å være forsiktig med unødvendige samtaler. Det er derfor å ha sanntidsprat er et av de beste samarbeidsverktøyene for eksterne team - du kan fortsatt håndtere problemer når de kommer opp, men uten å forstyrre hverandres konsentrasjon eller tidsplan.

Chatverktøy hjelper deg også med å sørge for at en fem minutters utgave ikke blir en 20-minutters samtale - som du sannsynligvis har opplevd smerten av før.

Her er noen populære og velprøvde chatverktøy:

hvordan du kan jobbe eksternt ved hjelp av kommunikasjonsapper

Profftips: Selv om disse verktøyene kan være en ekte velsignelse, må du passe deg på når de kan bli en forbannelse. Noen mennesker er magiske enhjørninger som aldri blir distrahert av folk som prøver å snakke med dem hele dagen mens de er i sonen. De fleste kan ikke forholde seg til dette.

Sjekk om verktøyet du har valgt har 'Ikke forstyrr' -funksjonalitet som deaktiverer teamets evne til å peke deg hele dagen. De ser at du ikke er tilgjengelig, og du vil kunne få disse meldingene og gå tilbake til dem når det fungerer for deg.

Alle vinner.

3. Verktøy for prosjektledelse

Hvis fjernarbeid hjemmefra betyr at du må endre måten du administrerer oppgaver og prosjekter på, er det helt viktig å sørge for at alt blir organisert og at alle holder ansvar for sin andel. Ellers ber du praktisk talt om at viktige oppgaver skal glemmes.

Slik sparer verktøy for prosjektledelse dagen. De lar deg dele store prosjekter i minst mulige byggesteiner og tildele dem til teammedlemmer med forfallsdatoer og alle notatene de trenger.

Verktøy for prosjektledelse

Kilde

Selv om det er noen hardcore-prosjektledelsesverktøy der ute (tenk verktøy ment for internasjonale selskaper), er de ikke alltid nødvendige for å få jobben gjort.

Her er noen 'starter' prosjektledelsesverktøy å utforske:

4. Tidssporere

Mens våre tidligere varer viste noen av de beste samarbeidsverktøyene for eksterne lag, er tidssporere virkelig til din egen fordel (eller noe du kan dele med andre til deres egen fordel!).

Disse verktøyene kan være en enorm hjelp for å holde deg produktive, spesielt når du fremdeles lærer å sjonglere med en million andre ting i ditt personlige liv i tillegg til å navigere i arbeidet. Du kan starte i det små med en enkel tidtaker, eller bruke et mer grundig verktøy som kan logge tid for forskjellige prosjekter eller spore hele teamets produksjon.

Et av mine favoritt enkle tips for å jobbe eksternt er å stille inn en tidtaker i trinn på 30 minutter, og ta fem eller ti minutters pauser i mellom. Ved å dele opp en lang dag i mindre, mer fordøyelige biter, kan jeg holde meg laserfokusert på oppgaven for hånden i stedet for å prøve å dyppe tærne i for mange ting på en gang. (Eller logge på Facebook for å bla tankeløst gjennom feeden min.)

Her er noen få tidssporingsverktøy for enkeltpersoner og grupper:

Å lære å jobbe eksternt handler om tålmodighet

Som du sikkert har funnet ut nå, er fjernarbeid hjemmefra et helt annet dyr enn det de fleste av oss er vant til. Hvis du føler deg overveldet, frustrert eller utbrent når du prøver å finne ditt eget spor, er det bare å huske at opplevelsen din er helt normal.

Det største elementet i formelen er tid - du trenger bare å fortsette å prøve til du finner retningslinjene, prosessene og verktøyene som fungerer best for deg og teamet ditt.

Og hvis du føler at du ikke er så produktiv eller effektiv som du trodde du ville gjort nå, er det også normalt! Det er ikke lett å bli kastet inn i en verden av å jobbe eksternt, spesielt hvis du har en stor liste over personlige ting å ta vare på på toppen av det hele.

spore Twitter-følgere over tid gratis

Når du skriver ut dine daglige oppgaver, må du huske å legge til 'kutt meg litt slakk' i listen din. Lykke til!

Vil du lære mer?



^